Kim Komandoが受信トレイを管理する6つの方法

メールは永遠にかかります。オフィスワーカーは、年間何千時間も箱詰めされた受信トレイを熟読し、一部の調査では、勤務時間の4分の1がデジタルミッシブの選別に費やされていることが示唆されています。

CleanEmailなどの過剰な通信や未開封のメッセージを根本的に減らすことができる特殊なソフトウェアに頼る人もいます。ここをタップまたはクリックして、ジャンクを自動的にふるいにかけるのにどのように役立つかを確認してください。

忙しい起業家として、メールに取り組む最善の方法は、規律と強力な組織力を身に付けることだと思いました。いくつかの便利なデジタルツールも役立ちます。



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以下に、メールを合理化し、時間を大幅に節約するために使用するいくつかの戦術を示します。

1. 1分間のルール

メールには時間がかかり、先延ばしにするのは簡単です。そこで、1分間のルールを制定しました。メッセージに必要なのが文だけ、または1語の返信さえあれば、すぐに返信します。

Gmailは、オートコンプリート機能のおかげで、これをさらに簡単にします。 Googleは過去の通信を使用して、メールに含まれる内容を「推測」します。これは、特にコンテキストや形式をほとんど必要としないメールの場合に役立ち、1分間のルールをさらに簡単に制定できます。

関連:メールをさらに活用できます。 5つのハックをタップまたはクリックしてプライバシーを保護し、時間を節約し、迷惑なアカウントをブロックします。

2.電話を黙らせる

忙しい日の間、通知が絶え間なくあふれることは、良いことよりも害をもたらします。あなたは常にあなたがしていることを止め、あなたの電話をチェックしなければなりません。タスクに優先順位を付けて、それらを1つずつ消すのではなく、次から次へとジャンプします。

時々、あなたはただあなたの電話を無視しなければなりません。まず、メールを含む多くのアプリの個別の通知をオフにすることができます。これにより、引き続き通話が可能になります。また、プッシュ通知の表示が気を散らす可能性がありますが、電話を黙らせることもできます。オフにすることもできますが、再起動するには1分かかります。


海賊版映画アプリ

多くの人が便利だと思うテクニックの1つに飛行機モードがあります。これにより、電話機をすばやく静音化してから、すぐに再アクティブ化してすべての通知を一度に受信できます。 iPhoneでは、次のように簡単です 設定 >> 飛行機 モード、それを前後に切り替えます。 Androidでは、下にスワイプして クイック設定 >> 機内モード




関連:スパムはおそらくあなたの最大のメール不満です。私も嫌いです。タップまたはクリックして、受信トレイ内のスパムを簡単に削減できます。

3.登録解除

スパムフィルターは、実際のジャンクメールやフィッシング詐欺を駆除するのに役立ちますが、実際に読んだことがないシリアルメッセージについてはどうでしょうか。これらは、正当な連絡先、企業、組織からのものです。しかし、あなたがそれらのニュースレターを開かないのであれば、なぜそれらを受信し続けるのですか?

大量メールの場合、ほとんどの場合、購読停止リンクが下部に含まれます。数秒しかかからず、その通信を犠牲にすることで余分な時間と安心が得られます。考えてみてください:近藤まりえは何をしますか?

迷惑メールを取り除き、実際に読みたいニュースレターを購読してください。技術ニュース、デジタルライフスタイルのヒント、必要な信頼できるアドバイスを受信トレイで直接受け取ります。ここをタップまたはクリックして、無料のニュースレターをお試しください。

4.設定して忘れる

Microsoft OfficeとGmailには、メールの整理に役立つ特別な機能があります。 Gmailでは、ラベルを作成できます。これらはフォルダのように機能し、主要なビジネスパートナーからのプレスリリース、請求書、通信、部門長からのメッセージなど、受信するメールの大部分を分類します。

Gmailでラベルを作成するには:

1.をクリックします 歯車のアイコン をクリックします 設定
2.に移動します ラベル タブ。
3.検索してクリック 新しいラベルを作成
4。 名前 ラベル。
5.クリック 作成する

ラベルは、受信トレイの左側の閲覧ウィンドウに表示されます。これで、電子メールを適切な場所に手動で移動できます。方法は次のとおりです。

  1. を開く メッセージ
  2. クリック ラベル メッセージの上にあるアイコン(タグのように見えます)。
  3. 追加する各ラベルをオフにするか、新しいラベルを入力します。

プロセスを自動化することもできます。

  1. でキャレットをクリックします メールボックスを検索 ドロップダウンフォームが表示されます。
  2. を挿入 基準 ラベル/フォルダ用。
  3. クリック フィルターを作成 この検索で​​。
  4. をクリックしてラベルを適用します ラベルを選択 落ちる。
  5. クリック フィルターを作成 保存する。

Microsoft Outlookを使用する場合、最も簡単なことはフォルダーの作成です。次に、メールを受信したら、適切なフォルダに手動でドラッグして、特定のカテゴリ内の重要なメッセージにスターを付けることができます。

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5.その他のコミュニケーション方法

メールは、考え抜かれた徹底的なメッセージの送信に最適です。しかし、実際の会話が必要な場合があり、応答を待つことは貴重な時間を浪費する可能性があります。私のオフィスでは、ワークステーション間で通信するためにGoogleハングアウトを使用していますが、SkypeからMessenger、Slackへの迅速な通信には他にも多くの方法があります。

電子メールは私たちのひそかな対応ですが、実際の電話が最も効果的であることを忘れがちです。

6.デバイスの同期

あなたのメールはおそらく複数のデバイスに広がっています。 1つのデバイスでメールを送信、受信、または削除する場合、他のデバイスでもそのワークフローの一貫性を保つことが重要です。そうすれば、重要なメッセージを見逃したり、他のユーザーを混乱させたりすることはありません。

すべてのデバイスで同期を設定するには、デスクトップ上のGmailサイトにアクセスして、次をクリックします。

  1. クリック 装備 アイコンそしてクリック設定。
  2. 選択する転送とPOP / IMAP タブ。
  3. IMAPアクセスの下で、すべてのメールでポップを有効にするIMAPを有効にする
  4. 下にスクロールして選択変更内容を保存

同じメニューに、他のプラットフォームを介したメール取得を設定するためのリンクがあります。これは、ThunderbirdなどのサードパーティまたはiPhoneのネイティブメールアプリを介してアカウントにアクセスしようとする場合に重要です。 Androidフォンにプリロードされている公式のGmailアプリを使用して設定する方がはるかに簡単です。これは、Apple App StoreのiOSでも利用できます。

職場でMicrosoft Outlookを使用していて、同期するメールボックスが会社のExchangeサーバー上にある場合、デバイスをIT部門に持って行くことをお勧めします。他のデバイスでメールボックスを設定するために必要なドメイン名やその他の情報を提供できます。

どのようなデジタルライフスタイルの質問がありますか?キムの全国ラジオ番組に電話して 地元のラジオ局で見つけるには、ここをタップまたはクリックしてください。携帯電話、タブレット、テレビ、またはコンピューターで、Kim Komando Showを聴くことができます。または、ここをタップまたはクリックして、Kimの無料ポッドキャストをご覧ください。