受信トレイをチェックするために使用する5つのトリック

メールの奴隷になりたくありませんが、同時に、仕事に戻ったときに受信トレイに5,000件のメッセージが届くので、すばらしい休暇のバズを失いたくありません。ですから、時間外に受信ボックスを監視するためにあちこち時間を取って、家族や友人に謝罪します。

起業家であり、世間の注目を集めている人として、私は1日に数千通のメールを受け取ります。これらの電子メールの重みに圧倒されることなく自分の会社を運営することはできますか?

CleanEmailなどのプログラムを使用して、古いメールボックスに適切な「クリーニング」を行う必要があることを長年にわたって学びました。 CleanEmailの仕組みについては、こちらをタップまたはクリックしてください。私はまた、5つの重要なトリックを開発して完成させました。これらのトリックは、かつてないほど便利な受信トレイの制御に役立ちました。私は喜んでそれらをあなたと共有します。



1.ちょっと待って

津波のメールに直面しているとき、先延ばしにすることは非常に簡単です。それが私が1分間の規則を制定した理由です。

これが私がしていることです:短い文章か2つ、またはたった1つの単語を必要とする電子メールを開いた場合、私はすぐに答えます。 1分以内に簡単に処理できるものを延期するのはなぜですか?メールに返信すると、タスクが1つ少なくなり、後で処理するメッセージが1つ少なくなります。

2.本当に働かなければならないとき

メールを処理するだけで1日過ごすこともできますが、そうしない正当な理由があります。ラジオのインタビュー、テレビのヒット、USA Todayのコラム、会議、電話、その他のコミットメントの合間に、私はそのすべての時間を持っていません。

ただし、メール通知のチャイムはサイレンの歌のように振る舞う可能性があります。気をつけなければ、メールを見ることに戻ります。

解決方法は次のとおりです。問題が解決したら、メールのブラウザタブを閉じて、携帯電話のメール通知をオフにします。これで作業を完了できます。そして、誰かが本当に私をつかまえる必要があるならば、彼らは電話することができます。

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3.設定して忘れる




Microsoft OfficeとGmailの両方には、メールを整理できるルールがあります。 Gmailを使用すると、フォルダのように機能し、プレスリリース、請求書、主要なビジネスパートナーからの通信、部門長からのメッセージなど、受信するメールの大部分をカバーできるラベルを作成できます。

Gmailでラベルを作成するには:

  1. クリック 装備アイコン をクリックします 設定
  2. に行くラベルタブ。
  3. 下部で、をクリックします新しいラベルを作成
  4. 名前 ラベル。
  5. クリック作成する

ラベルは、受信トレイの左側の閲覧ウィンドウに表示されます。これで、電子メールを適切な場所に手動で移動できます。方法は次のとおりです。

  1. を開く メッセージ
  2. クリックするラベルメッセージの上にあるアイコン(タグのように見えます)。
  3. 追加する各ラベルをオフにするか、新しいラベルを入力します。

しかし、プロセスを簡単に自動化できるのに、なぜそうするのですか?簡単です:




  1. でキャレットをクリックします メールボックスを検索 ドロップダウンフォームが表示されます。
  2. を挿入 基準 ラベル/フォルダ用。
  3. クリックフィルターを作成 この検索で​​。
  4. をクリックしてラベルを適用しますラベルを選択落ちる。
  5. クリックフィルターを作成 保存する。

Microsoft Outlookを使用する場合、最も簡単なことはフォルダーの作成です。次に、メールを受け取ったら、それらを適切なフォルダに手動でドラッグし、特定のカテゴリ内で追跡したくないメッセージにスターを付けます。

よく整理された受信トレイは、多くの頭痛から私を救い、重要なメールを素早く見つけるのに役立ちます。必要なメッセージを見つけるために何千ものメッセージをスクロールする必要も、受信トレイにある重要なメッセージを見逃す必要もありません。

4.話したことを覚えていますか?

今、私は非常に真剣に受け止めています。 3文以上のメールを受け取った場合は、電話を取り、送信者に電話をかけます。長いメールを送信する場合、通常は実際の会話に値します。

そして、私はあなたがあなたの考えや提案を書面で得ることに多大な努力を払ったことを賞賛しますが、長いメールは行き方ではありません。メールでやり取りするのではなく、IRLの問題について話し合い、ハッシュします。

さらに、言おうとしていることのニュアンスを失ったり、電子メールでトーンを正しく読んだりするのは簡単です。クイックコールは、誤解を解消し、意図したとおりにすばやく目的を達成するのに役立ちます。

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5.同期を保つ




同期が非常に重要なのはなぜですか?誰かがあなたが取り組んでいる重要な取引に関する重要なメールをあなたに送信したと想像してください。残念ながら、すべてのメッセージを受信するためにデバイスを同期していません。重要なメールはPCには届きますが、スマートフォンには届きません。メッセージが表示されるまでに、手遅れになる可能性があり、大きな問題が発生します。そんなことはしたくない

すべてのデバイスで同期を設定するには、デスクトップ上のGmailサイトにアクセスして、次をクリックします。

  1. 装備 アイコン
  2. 設定
  3. 転送とPOP / IMAP
  4. すべてのメールでポップを有効にするIMAPを有効にする
  5. 変更内容を保存

同じメニューに、他のプラットフォームを介したメール取得を設定するためのリンクがあります。これは、ThunderbirdなどのサードパーティやiPhoneのネイティブメールアプリからアカウントにアクセスしようとする場合に重要です。Android携帯電話にプリロードされている公式のGmailアプリを使用すると、iOS Appleアプリストア。

職場でMicrosoft Outlookを使用している場合、デバイスを同期する確実な方法は1つしかありません。同期するメールボックスが会社のExchangeサーバー上にある場合は、デバイスをIT部門に持って行くのが最善です。他のデバイスでメールボックスを設定するために必要なドメイン名やその他の情報を提供できます。

ご覧のとおり、これらのヒントの一部は、古い習慣から抜け出し、昔ながらのコミュニケーションに戻り、電子メールシステムで何ができるかを実際に知る必要があります。

これらのヒントやコツをいくつか守っただけでも、仕事の生産性に大きな違いをもたらすことをお約束します。